16 gemeenten, een afgesloten ruimte en slechts 5 dagen om een landelijk probleem op te lossen.

Geplaatst op 2020-08-14

GBI, een samenwerkingsverband van 16 gemeenten, koos ervoor om samen met Moose Agency de problematiek rondom de uitvoering van de inkomensverstrekking binnen gemeenten middels een Design Sprint te onderzoeken en samen aan mogelijke oplossingen te werken.

Deelnemende gemeenten Design Sprint GBI - Moose Agency

Aanleiding van het probleem

Alle gemeenten in Nederland zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de participatiewet. De uitvoeringskosten van de participatiewet (ruim 1 miljard per jaar) zijn nu relatief hoog en verschillen sterk per gemeenten. GBI zag mogelijkheden om dit te verbeteren. Met name bij de inkomensverstrekking, waar ICT-systemen een belangrijke rol spelen. Op dit moment moeten inkomensconsulenten nog veel taken handmatig uitvoeren. Hier leken kansen te liggen.

Doel van de Design Sprint

Om te voorkomen dat er onterechte conclusies werden getrokken op basis van aannames van het projectteam, heeft GBI besloten om een design sprint in te zetten om te achterhalen waar de kern van het probleem zit zodat gemeenten hun werkprocessen en de toegankelijkheid voor de burgers kunnen verbeteren.

Een ruimte die focus en creativiteit ademde

Er werd een afgesloten ruimte gehuurd in Utrecht zodat GBI en Moose Agency volledig afgesloten waren van de rest van het bedrijf. Een ruimte die focus en creativiteit ademde en het team op snelheid kon brengen.

Design Sprint ruimte GBI - Moose Agency

Van probleem naar oplossing in slechts 5 dagen

In slechts vijf dagen namen wij een duik in het dagelijkse werk van de handhavers, werkten we aan oplossingsrichtingen, ontwikkelden we een prototype en testen we dat prototype bij negen handhavers van verschillende gemeenten. Elke test en bijbehorend interview leverde waardevolle informatie op om de oplossing te verbeteren en perfect aan te laten sluiten bij de behoeften van de handhavers. De dagen zagen er als volgt uit

Stap 1. Een duik in de wereld van de handhavers

Zoveel mensen, zoveel wensen. Om tot een gedragen oplossing te komen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in ieders behoeften en pijnpunten. De eerste dag doken we dan ook onder in de werkdag van zeven handhavers van verschillende gemeenten. Via interviews ontdekten we hoe zij werken en waar zij dagelijks tegenaan lopen. We bepaalden wat de belangrijkste uitdagingen waren in het werk van de handhavers. Nadat alle behoeften en pijnpunten op tafel lagen, kozen we gezamenlijk de kern van het probleem.

Design Sprint ruimte GBI - behoeften in kaart dag 1 - Moose Agency

Stap 2. Focus op oplossingen

Via creatieve schetssessies en brainstorms werkten we toe naar oplossingen voor het kernprobleem. De vier aanwezige handhavers schetsten ieder drie schermen van de applicatie met de functionaliteiten en onderdelen die er volgens hen in moesten komen. Zo ontstond er een grote hoeveelheid oplossingen. Via stemrondes bepaalden we vervolgens welke onderdelen of oplossing prioriteit hadden.

Design Sprint ruimte GBI - dag 1 - Moose Agency
In slechts 5 dagen tijd hebben we de problemen in kaart gebracht en een prototype ontwikkeld, getest door 9 handhavers van verschillende gemeenten.

Stap 3. De oplossing tot leven brengen

Op dag 4 brachten we de oplossing tot leven. Onze facilitators ontwikkelden een clickable prototype van de applicatie, op basis van de eerder gemaakte schetsen. Het prototype bestond uit tien clickable pagina's van de app en voelt als een werkende applicatie. Dit prototype stelde ons in staat om op vrijdag te achterhalen hoe de gekozen oplossing ervaren werd en of het een oplossing bood voor het kernprobleem van de handhavers.

GBI Prototype voorbeeld - Moose Agency

Stap 4. Tijd voor de test!

Op dag 5 hebben negen handhavers van verschillende gemeenten het ontwikkelde prototype getest. Elke test en bijbehorend interview leverde waardevolle informatie op om de oplossing te verbeteren en perfect aan te laten sluiten bij de behoeften van de handhavers. De eerste resultaten waren zeer positief. Uit testen met handhavers bleek, dat er veel animo is voor de geschetste oplossing omdat het de samenwerking tussen collega’s zal bevorderen en vereenvoudigen en ervoor zorgt dat de handhavers alle noodzakelijke informatie op locatie beschikbaar hebben. Dit zal een flinke efficiencyslag betekenen voor hun werk.

Design Sprint ruimte GBI - dag 5 gebruikerstest - Moose Agency

Grote stappen gezet in kort tijdsbestek

In slechts 5 dagen heeft het sprintteam grote stappen gezet, waarmee GBI een mooi basis heeft staan voor verdere besluitvorming.

  • Inzicht in welke oplossing aansluit bij de behoeften en het werk van handhavers in verschillende gemeenten.
  • Een oplossingsrichting die draagvlak heeft van de betrokken partijen.
  • Waardevolle informatie en inzichten om de kaders en richtlijnen op te stellen voor een aanbesteding richting marktpartijen.
  • Een prototype van de mogelijke oplossing. Dit helpt hen om het idee heel tastbaar te maken in de gesprekken met andere stakeholders.
  • Een gedragen visie van de verschillende gemeente over wat voor applicatie het werk van de handhavers optimaal kan ondersteunen.

Over GBI

GBI is een samenwerkingsverband van 16 gemeenten waaronder de G4. Binnen GBI werken gemeenten aan een substantiële verbetering van de dienstverlening op het gebied van inkomensverstrekking. Samen optrekken! Dit levert slimme, klantvriendelijke oplossingen op, ondersteunend met moderne ICT-middelen.

Heb je vragen of wil je het ook eens proberen?

Laat je gegevens hier achter, dan neem ik zo snel mogelijk contact met je op.