Business Days Twente - Universiteit Twente

Bij de organisatie en coördinatie van het jaarlijkse evenement komt veel kijken. Van de praktische organisatie, communicatie met én tussen 160 bedrijven en 2.500 studenten tot aan het faciliteren van duizenden afspraken, contracten en betalingen voor verschillende type gebruikers, ieder met zijn eigen pijnpunten en behoeften.

Kenmerkend voor onze werkwijze zijn wij gestart met de wereld te bekijken door de ogen van de eindgebruikers totdat wij hen écht begrepen. Via interviews en observaties tijdens de evenementen brachten wij de behoeften en pijnpunten van de verschillende eindgebruikers in kaart. Hoe gebruikten zij het oude platform, wat misten zij daaraan of vonden zij juist prettig? Welke processen kosten nu veel tijd en kunnen geautomatiseerd worden? Waar is behoefte aan? De verkregen inzichten waren de basis voor de inrichting en functionaliteiten van het nieuwe platform.

Zo bleek allereerst dat er een flinke efficiencyslag te maken was omdat verschillende repeterende handelingen geautomatiseerd konden worden. Daarnaast bleek de ‘mijn omgeving’ voor bedrijven en studenten zeer ongebruiksvriendelijk te zijn. Dit resulteerde niet alleen in onduidelijkheid, frustratie en ontevredenheid bij bedrijven en studenten, maar ook in een onnodige belasting en werkdruk bij de organisatie omdat zij duizenden studenten en honderden bedrijven jaarlijks moesten helpen met het beantwoorden van vragen en begeleiden bij diverse processen gedurende de evenementen.

Het online platform bestaat uit drie hoofdonderdelen. We zijn gestart met het ontwerpen, ontwikkelen en lanceren van de beheeromgeving voor de organisatie. De nieuwe beheeromgeving faciliteert de organisatie onder andere bij:

• Het plannen en beheren van beurslocaties, beursdata en deadlines;
• Het beheren en uitnodigen van bedrijven;
• Het beheren van kosten en financiële transacties;
• Het matchingsproces tussen deelnemende organisaties en studenten;
• Alle processen rondom het faciliteren van het evenement;
• De organisatie van de Company Experience Weeks.

Na het lanceren van de beheeromgeving zijn we gestart met de andere twee onderdelen van het platform. De ‘mijn omgeving’ voor studenten en bedrijven heeft niet alleen een compleet nieuwe uitstraling gekregen met als doel om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren, ook de functionaliteiten zijn aanzienlijk verbeterd door ze volledig aan te laten sluiten op de verwachtingen en behoeften van de eindgebruikers, waaronder:

• Een gepersonaliseerde ‘mijn omgeving’ voor studenten en bedrijven;
• Een – op maat gemaakt – volledig geautomatiseerd aanmeldproces;
• Een gepersonaliseerd notificatiesysteem dat automatisch reminders en meldingen verstuurt;
• Een matchingssysteem waarmee studenten en bedrijven aan elkaar gekoppeld worden a.d.v. hun opgegeven voorkeuren.

Vanaf heden is het nieuwe platform het centrale punt voor alle zaken rondom de organisatie en de deelname aan de carrièrebeurs van de Universiteit Twente. Het platform neemt veel werk uit handen van zowel de organisatie als deelnemers doordat de meest tijdrovende en handmatige handelingen en processen volledig zijn geautomatiseerd. Dit resulteert in de volgende resultaten en voordelen:

• Een vernieuwd en getroomlijnd aanmeldprocess wat het voor studenten en bedrijven eenvoudig maakt om deel te nemen aan de evenementen van Business Days Twente;
• Een grote besparing in tijd voor de organisatie doordat veel handmatig en repeterende taken en processen volledig zijn geautomatiseerd;
• Voor zowel bedrijven als studenten een verbeterde gebruikerservaring binnen hun eigen afgeschermde dashboard. Dit maakt het deelnemen en aangeven van voorkeuren een aangename ervaring;
• Een sterk verbeterde beleving voor potentiële bezoekers door de compleet vernieuwde publieke website dat aansluit bij wat Business Days Twente wilt uitstralen;
• Een krachtig, stabiel en schaalbaar digitaal landschap waarmee de organisatie Business Days Twente klaar is voor de toekomst.