Digitaliseren in de zorg begint zelden met “we willen een nieuwe applicatie”.
Bij MEE Noord begon het met iets veel herkenbaarders: onvoldoende overzicht op de wachtlijsten. Wachtrijen waren versnipperd over teams en systemen, waardoor behandelaren te vaak zelf moesten uitzoeken welke cliënt het langst wachtte, wat urgent was en waar nog acties openstonden.
MEE Noord werkte (en werkt) met Nedap ONS als primair ECD voor dossier, berichtenverkeer en declaraties. Maar het dagelijkse werk vroeg om iets anders: een actueel overzicht op wachtlijsten, filterbaar op bijvoorbeeld regio en hulpvraag.
Omdat dat overzicht in de praktijk lastig te maken was, ontstonden er “schaduwlijstjes”: Excel-exports, Word-overzichten en eigen notities. Dat gaf tijdelijk houvast, maar creëerde ook een risico: verouderde data, dubbel werk en twijfel over welke informatie juist was.
Het gevolg is herkenbaar voor veel zorgorganisaties: cliënten wachten langer dan nodig op de zorg die zij zo hard nodig hebben. De wil is er wel, maar overzicht en sturing ontbreken.
MEE Noord wilde op korte termijn één duidelijke verandering: een wachtlijst-dashboard als enige bron van waarheid, gevoed vanuit ONS, zodat behandelaren geen eigen lijstjes meer hoeven te maken en altijd weten welke cliënt als eerste aan de beurt is.
En de ambitie ging verder dan één dashboard. MEE Noord ziet een toekomst waarin ONS het fundament blijft, met een slimme maatwerklaag erbovenop die precies díe gaten vult die in de dagelijkse praktijk pijn doen: managementinzichten (KPI’s, caseload, wachttijden), minder handmatige Excel-rapportages, en op termijn ook koppelingen voor rapportage (bijv. Power BI) en gegevensuitwisseling.
In plaats van meteen te bouwen, zijn we begonnen met de Digitale Diagnose: een workshopreeks die helpt om van frustratie naar focus te gaan. Dat klinkt simpel, maar dit is waar digitalisering vaak faalt: organisaties denken te weten wat er gebouwd moet worden, en slaan dan vaak over om uit te zoomen en goed in kaart te brengen wat er precies misgaat in het proces, waar informatie verdwijnt of vervuilt, welke extra onnodige handelingen medewerkers moeten verrichten en welke oplossing realistisch is binnen de kaders van governance, compliance en bestaande systemen.
Tijdens de diagnose hebben we met MEE Noord drie stappen bewust doorlopen:
1) Het digitale landschap in kaart brengen
Welke systemen worden gebruikt, hoe hangen ze samen, waar komt informatie vandaan en waar zijn de “lekkagepunten” (zoals Excel-exports en losse lijstjes).
2) Het proces doorlopen zoals het in de praktijk gaat
Van aanmelding op de wachtlijstot het selecteren van een client door een behandelaar: waar zitten handmatige stappen, waar ontstaan fouten, waar raakt informatie versnipperd? Dit sluit aan bij wat ook in de case zichtbaar werd: de informatie was verspreid tussen ONS, Excel en e-mail en er ontbrak één betrouwbare bron.
3) De mens en de besluitvorming centraal zetten
Met key users zoomden we in op het dagelijkse werk: welke filters zijn nodig, welke context ontbreekt (zoals financieringsstatus of oudertoestemming), en wat moet je in één oogopslag zien om goede keuzes te maken?
Met directie en management hebben we daarnaast de strategische koers en randvoorwaarden aangescherpt: waar willen jullie naartoe, wat moet dit opleveren en hoe kunnen we meten dat we succesvol zijn.
Het doel van deze fase: een gedeeld begrip creëren tussen MEE Noord en Moose over de huidige situatie, prioriteiten voor de mogelijke oplossing en wat “succes” betekent. Zodat we gericht een eerste versie kunnen bouwen die past bij de praktijk én bij de ambities.
Veel organisaties willen digitaliseren vanuit een oplossing (“we hebben een dashboard nodig”). Maar duurzame adoptie ontstaat als medewerkers zien: dit maakt mijn werk makkelijker, dit voorkomt fouten, en dit is betrouwbaar.
MEE Noord had precies die behoefte: een actueel, betrouwbaar overzicht zodat niemand tussen wal en schip valt, en zodat behandelaren kunnen vertrouwen op één bron in plaats van eigen lijstjes.
Als jouw organisatie herkent dat processen leunen op Excel-lijstjes, schaduwregistraties of “handig bedoelde” workarounds, dan is de kans groot dat oplossing niet zit in meteen iets te laten bouwen of over te stappen naar een ander systeem, maar eerst scherp krijgen waar de winst écht zit.
Wil je weten hoe onze Digitale Diagnose werkt en wat je eruit haalt? Bekijk de Diagnose Workshop pagina of neem contact op.