Zorgplanningssysteem

Administratielast 38% lager met slimmer planningssysteem

Onze opdrachtgever werkt dagelijks met grote aantallen medewerkers die worden ingezet op verschillende afdelingen en teams binnen het St. Antonius Ziekenhuis. Planning en afstemming verlopen daarbij vaak handmatig, met behulp van Excelbestanden, losse systemen en veel onderlinge communicatie via e-mail en telefoon. Dit leidt tot hoge administratieve lasten en weinig grip op capaciteit en inzet.

Door dit proces slim te digitaliseren met behulp van een planningssysteem ontstaat overzicht, rust en grip om te sturen op wat er écht toe doet: continuïteit en kwaliteit van zorg.

Gesignaleerde resultaten van het planningssysteem

Verlaging van de administratielast met 38% bij planners en coördinatoren
Minder ad-hoc verstoringen door automatische vervanging bij uitval
Meer grip op capaciteit en inzet per team en locatie
Positieve beoordeling (8,5) door eindgebruikers (planners én zorgprofessionals)
Hoge adoptie door zorgprofessionals dankzij eenvoudig en intuïtief gebruik
Stijging van het werkplezier door het uit handen nemen van repeterende taken

Uitdaging

Complexe planningen, spreadsheets, veel afstemming en beperkte grip op capaciteit

Dagelijks moesten er roosters worden opgesteld en aangepast voor zorgprofessionals die op verschillende locaties en afdelingen inzetbaar zijn. Door de grote hoeveelheid variabelen zoals beschikbaarheid, competenties, diensten en onverwachte uitval, worden planningen al snel complex.

In de praktijk worden deze processen vaak ondersteund met Excel, e-mail en telefoon. Het ontbreken van één centrale plek voor planning en registratie maakte het lastig om overzicht te houden, snel te schakelen bij wijzigingen en betrouwbare rapportages te maken. De administratieve druk nam daardoor toe, terwijl planners en zorgprofessionals juist behoefte hadden aan rust en voorspelbaarheid.

Oplossing

Een centrale planningsapplicatie voor grip op inzet en capaciteit

Samen met de eindgebruikers ontwikkelden we een gebruiksvriendelijke planningsapplicatie waarin alle relevante gegevens centraal samenkomen. Teams, locaties, medewerkers, contactpersonen en roosters worden beheerd vanuit één systeem.

Zodra roosters zijn aangemaakt en diensten beschikbaar zijn, kunnen medewerkers zich met hun eigen account aanmelden. Bij uitval of wijzigingen worden diensten automatisch opnieuw aangeboden, zodat vervanging snel en zonder handmatige acties geregeld wordt. Hierdoor ontstaat grip op planning, capaciteit en doorstroom binnen de organisatie.

Klik! Dienst aangemaakt

Eenvoud en snelheid stonden centraal bij het ontwerp. Het aanmaken van teams, medewerkers en roosters verloopt intuïtief en zonder complexe instellingen. Diensten kunnen met één klik worden toegevoegd, waardoor planners efficiënt kunnen werken en fouten worden voorkomen.

Makkelijk aanmelden op een dienst

Ook voor zorgprofessionals is het systeem laagdrempelig. Zodra een rooster wordt gepubliceerd, ontvangen zij automatisch een notificatie. Met één druk op de knop kunnen zij zich aanmelden voor een dienst, diensten ruilen of een vervanger zoeken. Dit vermindert onderlinge afstemming en zorgt voor meer duidelijkheid in de dagelijkse planning.

Medewerkersbeheer

Naast planning is centraal medewerkersbeheer essentieel. Binnen de applicatie zijn alle profielen overzichtelijk in te zien en eenvoudig te filteren op bijvoorbeeld locatie of inzetbaarheid. Medewerkers kunnen aan meerdere teams of afdelingen gekoppeld worden en gegevens zijn eenvoudig te exporteren voor administratief of extern gebruik.

“Tientallen handelingen die wekelijks handmatig werden uitgevoerd, verlopen nu automatisch. Dat scheelt ons structureel veel tijd.”

Maken en exporteren van rapporten

De rapportagefunctie maakt het mogelijk om op elk gewenst moment planningen en overzichten te exporteren. Veelvoorkomende vragen als “Wie werkt waar?” en “Hoe ziet de bezetting eruit?” worden direct beantwoord vanuit het systeem. Dit voorkomt losse communicatieen extra afstemming.

Gebruikerstests

Om de oplossing goed te laten aansluiten op de praktijk, is de implementatie gecombineerd met uitgebreide gebruikerstests. In 3 dagen tijd voerden ruim 100 zorgprofessionals, studenten en planners concrete taken uit binnen het systeem en gaven feedback op gebruiksgemak en functionaliteit. Deze feedback is direct verwerkt, waardoor de applicatie aansluit op de dagelijkse realiteit van zorgorganisaties.

“Moose heeft op een zeer professionele en prettige wijze voor ons een roosterapplicatie ontwikkeld. Van start tot oplevering heeft Moose inhoudelijk goed meegedacht, waarbij telkens design, usability en efficiëntie werden gemaximaliseerd. Flexibiliteit en klantgerichtheid kenmerken Moose. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat dit project succesvol en tot onze volle tevredenheid is afgerond.”

Robin

Directeur

Resultaat

De oplossing heeft gezorgd voor meer grip op een complex zorgproces waarin planning, capaciteit en inzet samenkomen. Waar roosters voorheen werden beheerd in losse Excelbestanden en afstemming via mail en telefoon verliep, worden alle roosters, gebruikers en afdelingen nu centraal beheerd. Dit resulteert erin dat de organisatie continu actueel inzicht heeft in wie waar inzetbaar is en waar knelpunten ontstaan.

Voor zorgorganisaties betekent dit concreet: minder handmatige administratie, minder ad-hoc verstoringen en meer voorspelbaarheid in de dagelijkse operatie. De automatisering van terugkerende handelingen leidde tot een verlaging van de administratielast met 38%, terwijl de gebruiksvriendelijkheid hoog blijft, zoals bevestigd door een 8,5 score in gebruikerstests. Hierdoor ontstaat ruimte voor zorgprofessionals en planners om zich te richten op de zorg zelf, in plaats van op het organiseren ervan. Deze aanpak vormt een schaalbare basis voor verdere sturing op capaciteit en doorstroom binnen de VVT, ambulante zorg en GGZ.