Mastermate Eurokey gaat voor efficiëntie met een innovatieve bedrijfsapplicatie en digitaal platform

Geplaatst op 2022-06-14

Mastermate Eurokey is gespecialiseerd in het maken en leveren van sleutels, cilinders en het beheren en installeren van sluit- en toegangscontrolesystemen. Dit doen zij voor diverse woningcorporaties en MKB bedrijven in Nederland.

Aanleiding

Op dit moment maakt Mastermate Eurokey en haar klanten gebruik van een verouderde applicatie en vinden er verschillende werkzaamheden nog handmatig plaats. Mastermate Eurokey heeft daarom besloten om de bestaande applicatie te vernieuwen en alle overige interne bedrijfsprocessen zoveel mogelijk te digitaliseren met een digitaal platform.

We zijn gestart met ons inleven in de gebruiker

Wij geloven pas in een oplossing als we voldoende bewijs hebben verzameld dat de oplossing ook daadwerkelijk werkt voor de eindgebruiker. De digitale oplossing die wij voor ogen hebben wordt door medewerkers van Mastermate Eurokey en woningcorporaties zowel op de werkvloer (in de fabriek) als op kantoor gebruikt. Het digitale platform wordt daarnaast ook gebruikt door bewoners thuis, tijdens hun werk of onderweg op hun mobiel: verschillende gebruikers dus met allemaal verschillende behoeften.

Wij zijn daarom gestart met het centraal stellen van de verschillende eindgebruikers met als doel om hen zo goed mogelijk te begrijpen. Tijdens een strategisch voortraject zijn we in co-creatie op zoek gegaan naar verhalen, ervaringen en gedrag van echte mensen die met de oplossing moeten werken. Dit hebben we gedaan via interviews, workshops en door mee te lopen op de werkvloer. Dit heeft ons in staat gesteld om te achterhalen hoe de gebruikers op dit moment te werk gaan, welke taken of handelingen zij willen kunnen uitvoeren, wat goed werkt en wat hun pijnpunten zijn. Tevens hebben we de interne bedrijfsprocessen, werkwijzen en de verschillende touchpoints die een bestelling doorloopt in kaart gebracht.

Dankzij deze inzichten en waardevolle informatie over de eindgebruikers, ontstond de ruimte voor het bedenken van klantgerichte oplossingen, oftewel: innovatie!

Meer efficiëntie en werkplezier dankzij een innovatieve applicatie

Eén van de aandachtspunten die we in kaart hebben gebracht is dat er per bestelling gemiddeld 9 touchpoints aan bod komen. Dit betekent in dit geval dat er 50 verschillende handelingen tussen meerdere systemen, mensen en machines uitgevoerd worden. Kleine verbeteringen in dit proces hebben dus grote impact!

We gaan ons daarom onder andere richten op het makkelijker en efficiënter maken van het werk van de medewerkers van Mastermate Eurokey. Dit gaan we realiseren door een innovatieve bedrijfsapplicatie te ontwikkelen waarmee zij op een veilige en eenvoudige manier sleutelplannen kunnen beheren, bestellingen kunnen verwerken en inzage hebben in voorraden, status van leveringen en betalingen. Wij hebben voldoende kansen gezien om een minimale tijdsbesparing van 30% per bestelling te realiseren.

Tevreden klanten en meer gebruikersgemak dankzij een digitaal platform

Bij Mastermate Eurokey streven ze naar een 9+ organisatie en staat de tevredenheid van hun klanten centraal. Om die reden hebben we gekeken hoe we de ervaring voor klanten en bewoners kunnen verbeteren. Zo kunnen woningcorporaties op dit moment zelf geen sleutels nabestellen via een digitale omgeving en werkt het proces voor een bewoner om een sleutel of cilinder na te bestellen omslachtig omdat blijkt dat er veel communicatie en stappen voor nodig zijn. Ook verlopen de betalingen buiten het systeem om wat in veel administratieve handelingen resulteert.

In een eerste prototype hebben we een concept voor een digitaal platform uitgewerkt waarmee bewoners via hun persoonlijke omgeving eenvoudig sleutels kunnen (na)bestellen en online kunnen betalen zonder de tussenkomst van de woningcorporatie. Daarnaast heeft de medewerker van de woningcorporatie een persoonlijke omgeving waarmee zij realtime kunnen inzien wat voor sleutels en cilinders in bestelling staan bij bewoners van het desbetreffende wooncomplex.

De komende periode gaan we gebruiken om het prototype te testen bij de bewoners en medewerkers van woningcorporaties met als doel om ons leerproces op gang te brengen en zoveel mogelijk feedback te verzamelen waarmee we het prototype kunnen verbeteren.

Gestart met ontwikkeling van de eerste versie

Inmiddels zijn we gestart met de ontwikkeling van de bedrijfsapplicatie voor de medewerkers van Eurokey. We hebben gekozen voor een gefaseerde ontwikkeling door ontwikkelsprints van 2 weken te hanteren. Dit heeft als voordeel dat we elke twee weken een werkende versie van de applicatie kunnen opleveren zodat we vroegtijdig feedback kunnen verzamelen en er direct waarde geleverd kan worden aan de medewerkers van Eurokey. Tevens kan Eurokey per opvolgende ontwikkelsprint de prioriteiten en gewenste functionaliteiten bepalen waardoor ze wendbaar blijven en continu kunnen (bij)sturen wanneer hun organisatie daarom vraagt.

Meer weten of heb je zelf een idee voor een nieuwe applicatie of platform?

Heb je vragen over deze case of over de kansen van digitale oplossingen op jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op, we denken graag met je mee zodat we de mogelijkheden voor jouw organisatie kunnen verkennen!